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受付対応は秘書代行を活用|接遇のプロにお任せしよう

企業の窓口とも言える業務

笑顔の女性

依頼者に代わって電話対応

秘書代行は、電話代行または電話秘書代行といった代行サービス業のひとつです。日本では、昭和40年代には開始されていたこともあり、代行サービスの中でも古くから提供が行なわれ利用されているサービスです。依頼者に代わって電話対応を行なうことが一般的な業務として挙げられ、電話対応のスキルを有するオペレーターが業務を遂行します。依頼する側にとっては、非常に便利な代行サービスであり、実際に利用している企業も多数存在します。秘書代行を導入し利用する場合、注意したい点があります。それは、秘書代行サービスを展開している業者は多数存在していることから、業者によって良し悪しがあることです。電話対応がその会社や企業のイメージにも直結するケースも多いゆえ、業者を選ぶ際には、秘書代行を専門に運営しており、価格設定で激安または格安を謳っていない業者を選ぶことが推奨されています。

慎重に行ないたい業者選択

実際に秘書代行サービスの導入や利用に踏み切る前に、サービスの詳細について知っておきましょう。先ず、1ヶ月に受電する電話の本数設定についてです。これは、受電本数が多ければその分の契約料金が発生するケースがあるため、秘書代行業者と契約する前に、自社の1ヶ月間の受電本数を確認しておくことが良いとされています。また、電話の上限本数が設定されており、それ以上が追加料金となる場合、対応した電話全てが本数にカウントされるため、受けた電話のみならず報告などで利用した分もカウント対象となるのです。秘書代行を導入し利用することは、自社で人材を採用するよりも人件費が抑えられたり、電話対応スキルを持ったオペレーターが対応してくれるなどのメリットもあります。しかし、電話対応は会社の窓口となって顧客対応を行なう役割も担っているため、実際に契約する秘書代行業者の選択は慎重に行なうことが最善です。

ネットワークの防御手段

オフィス

会社内で使用するネットワークに一番脅威となるのはウィルス感染です。情報漏えいのリスクまであるからです。そのため定期的なチェックでなく24時間体制での自動制御によるチェックがリスク管理には最適な方法となります。

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会計の自動化

スーツの男性

多く使われている会計システムですが、それには多くのメリットがあります。ポイントは3つあります。まず、圧倒的に「楽」ということです。手作業に比べれば、遥かに簡単で使いやすいです。そして、「導入しやすく」「高すぎない」ということです。これらは、会計システムを使う上で、重要なポイントです。

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社内管理における手段

案内

社内管理の一つの手段として、位置情報把握システムなどの導入を検討すると良いでしょう。他にも社員の安否確認などをメインで行なうことが可能な業者のサービスを利用する方法もあります。

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